Interview – Wie die Einführung von Office 365 die Unternehmenskultur der GASAG AG verändern kann

 - Interview mit Ronny Stamm, CIO GASAG AG -

Ronny Stamm ist Bereichsleiter Informationsmanagement des Berliner Energiedienstleisters GASAG AG und leidenschaftlicher Change-Manager. In 2017 rollten er und sein Team das komplette Microsoft Office 365 mit den Online-Diensten und dem vollständigen Anwendungspaket im Unternehmen aus. Aus diesem Schritt in Richtung Digitalisierung ergaben sich nicht nur technische Herausforderungen, sondern auch vor allem neue Anforderungen an die Unternehmenskultur und neue Arbeitsmethoden.

Stephan Preuss, Geschäftsführer QUANTIC Digital: Wie wurde bei der Planung vorgegangen und wie entstand das Konzept für die Einführung von Office 365?
Ronny Stamm: Bereits 2015 stieg das Unternehmen, ganz im Sinne des Mantras „Cloud first“, in die Microsoft Online-Welt ein, jedoch ohne klare Roadmap. Als Fundament diente uns dabei die Einführung der Programme „Sharepoint Online“ und „Yammer“ von Microsoft. „Yammer“ wurde zunächst im Pilotmodus als soziales Netzwerk innerhalb des Unternehmens eingesetzt. Dies hat sich allerdings eher aus einem Innovationsgedanken des CIO-Bereichs ergeben, ohne dass es vom Unternehmen gefordert wurde. Hier lautete die Devise „Einfach mal machen“. Nach den ersten Cloud-Erfahrungen mit Microsoft erfolgte dann auch die Einführung von „Microsoft Office 365“. Die Umsetzung dieses Projekts fand schließlich 2017 statt. Allerdings erfolgte der Rollout nicht in einem Schritt, sondern in mehreren Etappen. Die Office 356-Anwendungen wurden von Testgruppen, die aus rund 50 Personen bestanden, getestet. Dabei traten auch Herausforderungen auf. So konnten z.B. jahrelang weiterentwickelte Excel-Dateien mit zahlreichen Makros oder Netzwerkverknüpfungen nicht ohne weiteres auch in die Excel-Online-Welt übertragen werden. In Teilen waren dadurch auch Neuerstellungen der Dateien notwendig. Die Aktivierungsprozedur von Office für 1600 interne Mitarbeiter sowie externe Mitarbeiter, die im Zusammenspiel mit unserem IT-Dienstleister erfolgte, stellte sich mitunter auch als herausfordernd dar. Die Gesamtmigration wurde Anfang März 2018 abgeschlossen.
Das Rollout verlief trotzdem sehr schnell, vielleicht sogar zu schnell. Ungeachtet der zahlreichen funktionalen Mehrwerte mit Office 365, führt der reine Lizenzkauf zunächst zu Kostensteigerungen. Umso wichtiger ist es, konsequent auch die Verlagerung von Daten über OneDrive und Exchange Online vorzunehmen. Erst daraus ergibt sich der positive Gesamteffekt der Produktivitätssteigerung bei gleichzeitiger Kostenreduzierung. Im Bereich der E-Mail-Postfächer geht die Verlagerung in die Cloud auch mit dem Vorteil einer sehr hohen Speicherkapazität einher. Im On-Premise-Betrieb war ein Postfach mit einer Speicherkapazität von 1 Gigabyte kostenpflichtig, darüber hinaus mussten Archivanwendungen betrieben werden. Heute haben wir in der Cloud praktisch kostenfreie 100 Gigabyte Speicherkapazität pro Postfach zur Verfügung.

 
 
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Die Einführung von Office 365 war ein wesentlicher Auslöser, aktiv an einer proaktiven und innovativen Unternehmenskultur zu arbeiten.
— Ronny Stamm
 

Stephan Preuss: Welche Highlights und Downlights ergaben sich aus dem Rollout? 
Ronny Stamm: Als Downlight sind die technische Anbindung und die Rechner-Ressourcenbedarfe zu nennen. Auch wenn die benötigten Systemvoraussetzungen durch die Clients i.d.R. deutlich übertroffen werden, so ist dennoch ein Betriebssystem-Betrieb mit 64bit-Modus mit 8 GB zumindest für PowerUser zu empfehlen. Über das Internet ist das Arbeiten mit der Microsoft-Cloud hervorragend möglich, durch die Integration mit dem Unternehmensnetzwerk kann es aber auch hier zu Herausforderungen kommen.

Ein wesentliches Highlight sind natürlich die Kosteneinsparungen. Wir konnten seit dem Rollout beziehungsweise in Verbindung mit den Office-Lizenzen signifikant Kosten in den Bereichen Email-Exchange und Datenspeicher reduzieren. Außerdem gab es die ersten eigenen Innovationen auf Basis der verwendeten Microsoft Apps.

Stephan Preuss: Fällt Ihnen in diesem Zusammenhang ein Beispiel ein, dass Sie positiv überrascht hat?
Ronny Stamm: Ja, dazu kann ich Ihnen von der "Power BI" App berichten. Die App wurde von einigen Mitarbeitern ohne Vorgabe vom Unternehmen, also aus eigener Motivation heraus, entdeckt und genutzt. Das Ergebnis ist, dass die dabei aufgearbeiteten Vertriebs-Reporting-Daten nicht nur visualisiert werden können, sondern sich daraus auch eine neue kreative Zusammenarbeit ergeben hat. 

Stephan Preuss: Konnte die GASAG weitere wichtige Erkenntnisse für die Zukunft aus dem Rollout gewinnen?
Ronny Stamm: Die Einführung von Office 365 zeigte welche Auswirkungen IT- Projekte auf Unternehmen haben können und hat uns viel über unsere Unternehmenskultur gelehrt. Mit den vielfältigen Möglichkeiten von Office 365 geht auch die Gefahr der Überforderung einher.
Wir haben uns entschieden zunächst die innovativen Möglichkeiten bereitzustellen, um nun auch alle Mitarbeiter für die neuen interdisziplinären und digitalen Arbeitsweisen zu befähigen. Das geht deutlich über bisherige Schulungsansätze hinaus und wirkt direkt auf die Unternehmenskultur. Vielleicht würden wir das heute eher parallel als sequentiell machen.

 
Unser Ziel ist es, eine Unternehmenskultur zu schaffen, in der jeder kann, will, soll und darf.
— Ronny Stamm
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Stephan Preuss: Welche Erfolgsfaktoren gibt es für ein Projekt dieser Art?
Ronny Stamm: Für ein Projekt dieser Art gibt es meiner Meinung nach vor allem drei Erfolgsfaktoren. Dabei ist erstens als zentraler Faktor eine positive Einstellung bei Führungskräften und Mitarbeitern in Bezug auf Vielfalt, Komplexität und Veränderungsgeschwindigkeit zu nennen. Wir betrachten dies als den „neuen“ Normalzustand und wollen Wege aufzeigen, sich in dieser Welt zurechtzufinden. Zweitens muss man den Mitarbeitern Orientierung bieten, was am besten anhand von hilfreichen Use Cases gelingt, wenn also aufgezeigt werden kann, wie die tagtägliche (Zusammen-)Arbeit zum Positiven verändert werden kann. Als letzten und dritten Punkt, ist es sehr hilfreich, Lead-User-Testgruppen einzusetzen.

Stephan Preuss: Gibt es bei dem Rollout einen nächsten Schritt? 
Ronny Stamm: Wir planen einen vollständigen Rollout von Windows 10 für den Herbst 2018. Darüber hinaus erzielen wir durch ein begleitendes Change-Programm Veränderungen in der Unternehmenskultur. Allerdings müssen dafür überfordernde Elemente der Digitalisierung minimiert werden, indem alle Mitarbeitern rechtzeitig in die anstehenden Veränderungen integriert werden. Dies möchten wir nicht durch feste Vorgaben erreichen, sondern auch durch Leitfäden und Orientierungshilfen unterstützen.
Unser Ziel ist es, eine Unternehmenskultur zu schaffen, in der jeder kann, will, soll und darf.